Gシステムは、実習生の受け入れから帰国までの一連のプロセスを一括して管理します。 システム上に入力した全ての情報がお互いに紐づいていることにより、一度入力した内容を関連する別の申請書や資料に活用することができ、同じ内容を何度も入力することによる手間やミスを防ぎます。 又、入力済みの紐づけられた情報を比較し、入力ミスと思われる個所を自動で検知する機能を備えている為、人の目でチェックするよりも高い精度でミスを未然に防ぐことが可能です。 保存したデータを使った分析も、システムを用いることで容易に行うことが可能になります。
実習実施者・実習生斡旋
実習実施者への斡旋を記録し、重要度を指定
第1期生受入れ申請
収集した申請書に関わる情報をデータベースに取り込むことで申請書作成を簡略化
実習生管理
スケジュール管理・タイムカード・技能実習日誌・訪問指導記録書等のデータを活用し、実習生を管理
請求・支払い
請求書・明細書作成を簡略化すると同時にステータス管理・分析・監理費管理簿作成をサポート
月次・年次報告
事業報告書・優良要件適合申告書等の大量の情報を集約して作成する書類の作成を、自動集計により簡易化
監査対応
従来の紙媒体での管理からデータベースでの管理に変更することで、容易な情報の引き出しをサポート
2号、3号時の申請
2号及び3号移行時の申請書類作成を1号の既存のデータから複製・更新することで作成を簡易化
帰国
帰国の際及び帰国後の情報をデータベース上に保存して一括管理
Gシステムではクラウドデータベースを採用しており、閲覧デバイスや場所を選ばずにいつでもデータにアクセスすることが可能です。 出張先、作業現場、自宅からでも社内でデータを閲覧するのと同じように手続きの期限や提出書類の確認を行うことが出来ます。
又、ローカル環境に必要なファイルをダウンロードし編集後に再度アップロードする従来の方法と異なり、クラウド上で直接データをアップデートする為、関係者全員がリアルタイムで最新の情報を共有することが可能です。これによりフォルダのアップロードし忘れ等による情報共有の漏れを防ぎ、業務効率と精度を高めます。
データをクラウド上に保存する更なるメリットとして、パソコンが壊れたり紛失した際にもデータが消えることが無いという点が挙げられます。データをローカルに保存する場合と異なり、パソコンを変えた際のデータの移行や設定作業が不要です。
個人情報を扱う上で重要になってくるのが、データベースのセキュリティーです。 Gシステムでは、詳細なファイアウォールの設定を可能することによりアクセスやトラフィックを強固に制御し、サイバー攻撃から大切なデータベースを守ります。
又、ログ管理システムの導入によりログの収集と監視が容易になり、ログのチェックに係る手間と時間を削減します。
Gシステムはデータ保管場所としてAWS（Amazon Web Services）が提供するクラウドサービスを使用しており、 同サービスのセキュリティグループを採用しています。 これにより、AWS標準ファイアウォールの機能であるEC2インスタンスへのアクセス設定や、 トラフィックの制御が可能です。 また、送信元/先のIPアドレスや、どのプロトコルを通過するのかといった ファイアウォールの内容を詳細に設定することができます。
AWS WAF では、ウェブセキュリティルールを定義することでウェブアプリケーションに対するどのトラフィックを許可またはブロックするかを制御 することができ、 一般的なサイバー攻撃パターンをブロックするルールを構築出来ます。一般的なウェブエクスプロイトからウェブアプリケーションを 保護するために役立つ、 ウェブアプリケーションファイアウォールです。
ログ管理システムの採用により、ログの収集と監視が容易になります。担当者が１つずつサーバーにログインしてログをチェックする従来の方法での手間を省き、 効率化に貢献します。また、不正なアクセスや異常な操作等の事象を検出するとアラートで通知される為、システム担当者は早急に情報を認知でき、 調査や対応へと速やかに作業を進めることが出来ます。
